Performez par votre organisation

La qualité de votre organisation personnelle influence directement votre confort et votre bien-être quotidien. Mais aussi l’image que vous laissez autour de vous! Rien que ça!

Chez DHOMYS PERFORMANCE, la gestion du temps est le 3e module de formation le plus demandé. La pyramide des responsabilités incite chaque manager à « trouver du temps », même dans les organisations transverses.

A travers cette formation, les managers (ou les collaborateurs), nous demandent une baguette magique: « Je veux faire tout mon travail, et trouver le temps et l’organisation idéale pour y arriver ». Sous entendu, « je compte sur vous. »

Chaque session nous amène à devoir convaincre les stagiaires sur un point, avant même de structurer l’organisation: une journée fait 24 heures, ou 1440 minutes, ou 86400 secondes! Point! Personne à ce jour n’a fait mieux! C ‘est un point sur lequel, au moins, nous sommes toutes et tous à égalité!

Plus sérieusement, reprenons: gérer son temps, ça veut dire avant tout le maîtriser. C’est une vraie volonté, et la difficulté commence là. Votre assertivité, votre pouvoir de décision, votre leadership, où sont-ils? Savez-vous dire oui? Savez-vous dire non? Ce qui veut dire que gérer son temps, c’est d’abord une question de posture, de respect des autres et de soi-même. C’est donc prioritairement une question de comportement.

Alors, bien sûr, nous nous retranchons derrière les autres, ces « voleurs de temps »: tout ça, c’est à cause d’eux! (les collègues qui nous sollicitent, le chef qui intervient au dernier moment, la structure et ses incontournables, les imprévus …. imprévisibles…). En grande partie, ces réflexes sont naturels… et hypocrites!

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Pour gérer son agenda, il existe des fondamentaux évidents mais vite oubliés.

Se fixer un objectif: en avez-vous un? Par exemple: « je veux partir plus tôt le soir« , ou, « je veux moins de stress », ou « je veux être plus dispo pour être moins dans l’urgence« , etc… C’est vous, et vous seul (e) qui décidez. Personne ne peut (ne doit) le faire à votre place! c’est votre temps.

Maintenant que cet objectif est précis, la question est: comment faire pour le tenir?

Pour débuter, la fameuse « to do list » est très utile. Commencez par faire une liste de toutes les tâches à effectuer, toutes sans exception. De la plus ridicule à la plus importante à vos yeux. Pourquoi? parce qu’une tâche, même ridicule, c’est du temps qui passe, et que vous ne retrouverez pas.

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Lister toutes ses tâches est le plus important, et parfois le moins facile. Prenez le temps de la réflexion. Revenez à plusieurs reprises sur ce travail. Notez tout ce que vous devez faire, et ce, sur toute l’année. En effet, le temps ne se gère (surtout pas!) sur un jour ou une semaine, mais bien sur 12 mois glissants.

Présentation2

Très important: un planning est efficace lorsqu’il est programmé sur du très long terme. N’ayez donc surtout pas peur d’avoir un regard sur plusieurs mois. L’expérience montre qu’un planning géré à la semaine, et même au mois, est inefficace, car il ne projette pas assez sur l’avenir.

La 2e difficulté consiste à écrire le travail à effectuer sur l’agenda. Combien de fois avez vous essayé? Combien de fois avez-vous réussi à vous y tenir? Combien de temps? Décourageant…

Les raisons principales sont les suivantes:

  1. Mauvaise estimation du temps nécessaire à la réalisation de chaque activité,
  2. Les perturbations personnelles et collectives (les imprévus).

Si vous estimez une durée d’activité d’environ 1 heure, il est impératif de bloquer 1h15, voir 1h30. Votre pavé dans votre agenda va donc représenter cette tâche, et vous verrez le temps disponible restant.

N’enchainez jamais 2 tâches consécutivement, si l’ensemble est supérieur à 2 heures. Aucune chance d’être dans les temps. 20110322-160313-agenda

Chaque jour, laissez vacant environ 30% de libre sur votre agenda, en dehors de toutes les tâches estimées. C’est le minimum pour palier les évènements divers, les contraintes et demandes expresses, les dernières minutes qui arrivent. C’est le seul moyen de quitter votre travail à l’heure que vous avez décidé, en ayant réalisé tout ce que vous aviez prévu. Dans le cas contraire, vous repartez sur la spirale des échecs à la gestion de votre temps.

En regardant la multitude des tâches à réaliser pour atteindre vos objectifs, ne vous posez pas la question de ce que vous allez faire aujourd’hui. Soyez pragmatique. Prenez conscience des délais, étalez vos tâches sur les jours, semaines, mois qui suivent, dites-vous plutôt: qu’est-ce que je ne ferai pas aujourd’hui? Demain? Cette semaine? Tout ce que vous ne ferez pas aujourd’hui fera l’objet systématiquement d’une programmation précise sur l’agenda, en fonction des délais et de l’importance de cette activité.

PROGRAMMEZ MOINS, MAIS FAITES-LE ! 

Pour gérer votre budget, vous étalez vos dépenses! Pour gérer votre temps, étalez vos tâches! Rien ne vous oblige à tout faire aujourd’hui!

Entrainez-vous, ne vous découragez pas. Lors d’une session de formation (2 jours), vous pourrez préparer votre propre agenda sur plusieurs semaines, bénéficier de conseils personnalisés, et bien sûr aller plus loin dans les rythmes de travail et la connaissance de soi, indispensable pour modifier ses propres travers, ainsi qu’apprendre à dire NON lorsque c’est nécessaire.

Dominique BONSERGENT

http://www.dhomys-performance.fr

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