Entreprise connectée: mode d’emploi.

Un collaborateur ou un manager qui reçoit 100 mails par jour passe en moyenne 3h00 devant sa messagerie pour rester à jour

« Nous sommes au 21e siècle! Il faut vivre avec son temps! Nous sommes dans un monde connecté! » Oui, et alors? Nous serons de plus en plus connecté! Eh oui, la belle affaire!

Derrière ce préambule un brin provocateur, se dessine vous l’avez sans doute compris un point sensible dans les entreprises, chez les collaborateurs et les managers.

Le monde connecté (ou plutôt les personnes inter-connectées) permet un niveau d’informations et de communications jamais atteint. Et ceci est très positif. Donc, en avant la technologie.

Mais la technologie est une chose, l’usage que nous en faisons en est une autre. Mon propos est issu de constats et d’échanges alarmants vécus chaque jour, chaque semaine dans les entreprises. Pas une n’est épargnée. Beaucoup de monde s’en plaint, rien ne change.

Prenons un exemple, il y en a tant: quand je rencontre des personnes qui reçoivent 50, 100, 150 mails par jour, il y a de quoi s’interroger. Quel est le niveau de productivité de cette entreprise qui fonctionne ainsi? Comment les dirigeants peuvent-ils laisser faire ce genre de chose?

Un collaborateur ou un manager qui reçoit 100 mails par jour passe en moyenne 3h00 devant sa messagerie pour rester à jour, traiter l’information, et y répondre seulement 1 fois sur 2! 3h00! Vous ne percevez pas un problème, là?

Eh oui, faites le calcul honnêtement, c’est bien cela, au minimum. Celui ou celle qui ne répond pas valide l’information reçue! Restons honnête: dans ces mails, il y a de tout:

-« Tu viens boire un café »?

-« Je t’ai envoyé un nouveau tableau de reporting hier après-midi, je n’ai pas eu de réponse, je pars en réunion dans 20 minutes! »

Ou alors, le sms juste après le mail:

-« Patrice, je viens de t’envoyer un mail pour la prochaine intervention de Philippe, tu l’as reçu? »

Alors, juste une chose: Si une personne à qui vous envoyez un mail répond systématiquement dans les 15 minutes, posez-vous les bonnes questions. C’est anormal.

Sauf pour les métiers purement administratif, il est impossible de traiter sérieusement plus de 15 à 20 mails par jour. Et c’est déjà beaucoup. C’est à dire ouvrir le mail, prendre l’information, le classer ou le jeter, ou, apporter une réponse à ce document. Rendez-vous compte que traiter un mail prend en moyenne 4 minutes, selon les circonstances.

N’oubliez pas non plus que lorsque vous envoyez une information à quelqu’un, vous interrompez sa concentration, donc sa productivité. A vous de voir. Même chose si c’est vous qui ouvrez votre messagerie à chaque instant.

Pour communiquer avec quelqu’un, posez-vous les bonnes questions: aller voir la personne est souvent plus rapide, et entretient le rapport humain. C’est donc positif.

Quel est le niveau d’urgence REEL de mon besoin? Si tout est toujours urgent, là aussi posez-vous les bonnes questions. Ce n’est pas normal. Les mails « en copie juste pour information », c’est insupportable. Le Management ne joue pas son rôle dans ce cas.

Les mails, les appels téléphoniques, les éventuels sms, doivent être traiter à des périodes fixes dans la journée, 2 à 3 fois par jour au grand maximum. Cela suggère donc une vraie organisation personnelle, mais c’est le seul moyen d’être efficace. Et ceci concerne toute la hiérarchie dans l’entreprise. Les Managers, en stratégique ou en opérationnel, porte une vraie responsabilité sur les dérives et les mauvais usages de ces technologies fabuleuses.

La gestion du temps, ça vous parle ?

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dB – DHOMYS PERFORMANCE

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