Entretiens d’activités: un acte managériel essentiel

« Tout au long de l’échange, votre collaborateur doit s’exprimer plus que vous »

C’est parti, 2017 est lancé! Après les bons mots, les bonnes résolutions, et les lendemains de fêtes qui résonnent encore, il faut retrouver l’environnement professionnel: bureau, atelier, laboratoire, …. et les équipes!

Les courtoisies d’usage (et c’est important) étant passées, votre métier de Manager vous amène aujourd’hui à fixer les dates d’entretiens annuels à chacun des membres de votre équipe. Soyez prudent, donnez-vous le temps de bien faire les choses.

1/ Fixez les premières dates sous un délai de 10 à 15 jours minimum. Les équipes, même habituées, doivent se préparer. Selon l’importance de votre équipe, prévoyez maximum 2 entretiens par jour. Pour plusieurs raisons: le quotidien ne vous attendra pas, et ces échanges vont vous épuiser. Et c’est normal.

Mettez-vous à la place de votre collaborateur. Il a des choses à vous dire. Vous avez des choses à lui faire dire. La durée moyenne d’un bilan d’activité est d’1h30.

2/ La date de cet entretien est fixée bien sûr pendant les heures de travail planifiées. Vous remettez à la personne une convocation écrite, en main propre, sous pli, en prenant soin d’expliquer le contenu de cette enveloppe:

« Tu trouveras ton rendez-vous concernant le bilan d’activité 2016, comme chaque année. Ainsi, nous prendrons le temps de parler de toi, de ton travail, de tes souhaits. Pour t’aider dans ta préparation, je te joins un document qui te permettra de réfléchir sur les sujets que nous évoquerons, et tu pourras aussi me faire part de tes souhaits pour cette année. Nous ferons un point sur l’atteinte de tes objectifs, et nous fixerons ceux de 2017. Je compte sur toi pour un échange productif. »

3/ Lorsque chacun est prévenu individuellement, rien ne vous empêche d’afficher un rappel du planning à côté de l’affichage légal. (Donc bien visible pour tout le monde). Vous entrez maintenant dans la phase de préparation individuelle de chaque personne. Là aussi, compte-tenu des enjeux, faites-le soigneusement. Vous allez réaliser un acte managérial de première importance. Ne négligez rien, pas le moindre « détail ». Car rien n’est un détail.

Passez 30 à 45 mn de préparation par personne, dans un premier temps. Ecrivez tout. Appuyez-vous uniquement sur du factuel, rien d’autre! Supprimez toute phrase du type « j’ai l’impression que tu as plutôt bien réussi dans cet exercice ». Cela ne veut rien dire, ouvre la porte à des objections inutiles et chronophages.

Reprenez vos notes de toute l’année sur les réussites et les difficultés de votre collaborateur, sans oublier les objectifs et les comportements attendus, les postures, et l’implication. N’accusez pas, n’oubliez jamais que ce n’est surtout pas un entretien de recadrage!

entretien-management

Lorsque vous avez préparé l’entretien, classez le document, reprenez-le le lendemain, complétez-le, puis reprenez-le à nouveau le jour suivant. Ainsi, vous augmentez vos chances de succès. Votre collaborateur doit sortir de votre bureau avec le sentiment d’avoir été entendu, de bien connaître vos attentes, et certain qu’il a les moyens de réussir cette année.

4/ Le jour de l’entretien, n’attendez pas la personne à votre bureau. Allez la chercher. Dirigez-vous vers le lieu de l’échange, en passant vers la machine à café.

Porte fermée, remerciez la personne de sa présence, et expliquez-lui (à nouveau peut-être) comment va se dérouler ce moment. Faites l’introduction, demandez-lui de sortir sa préparation (ne la regardez pas), fixer les objectifs de cette entrevue avec les enjeux, ainsi que l’heure de fin. Vous ne dérogerez pas à cela, quelles que soient les circonstances.

Après votre préambule, le collaborateur doit s’exprimer. Tout au long de cet échange, il doit même parler (beaucoup) plus que vous. Ainsi, vous mesurerez mieux son implication et sa lucidité sur l’année écoulée.

La conclusion de l’entretien se fait 10 minutes environ avant l’heure prévue, afin de laisser du temps aux questions diverses. Votre collaborateur doit vous résumer ce qu’il retient de ce moment, et vous expliquer comment il pense atteindre ses nouveaux objectifs. Assurez-le de votre écoute et de votre soutien: ce n’est pas important, c’est primordial!

Le 20 janvier 2017, à Chambéry, notre Cabinet DHOMYS PERFORMANCE organise une journée de formation dédiée à l’entretien d’activité. Si vous avez la moindre question, si vous souhaitez vous améliorer sur ce sujet fondamental, inscrivez-vous dès aujourd’hui. Je répondrai avec plaisir à vos préoccupations.

Je vous souhaite de bons entretiens, et une excellente année 2017.

dB – DHOMYS PERFORMANCE

http://www.dhomys-performance.fr

 

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